Tips 1: Så här lägger du till ärenden när du skickar in till arkivet
Tips 1: Så här lägger du till ärenden när du skickar in till arkivet
I enlighet med artikel 17 i federal lag125-F3, är fallen av uppsagda anställda föremål för överföring till arkivet. Innan handlingarna överlämnas måste de sys, numreras, produceras och lista omslaget. Detta bör göras av en auktoriserad personalpersonal.
Du behöver
- - mapp;
- - alla dokument
- en penna
- - inventering
- - leveranslager
instruktion
1
Att överföra fallet med en pensionär anställd till arkivetsönderdela dokumenten i omvänd kronologisk ordning. Det betyder att när du var anställd, skapade du en personlig fil, vars första ark var en arbetsansökan. När ärendet överförs till arkivet kommer det första arket att vara ett uppsägningsdeklaration.
2
Genom att suga upp en anställds personliga fil samtidigtgöra en inventering av de dokument som ska bifogas. I en privat angelägenhet för överföring av arkiv hem alla tillgängliga dokument: ansökan eller CV, kopior av utbildnings dokument, kopior av arbetsorder, uppsägning och andra order som utfärdats i samband med den anställde. Dessa kan vara beställningar för att höja eller sänka löner, överföring, utförande av tilläggstullar etc. fäster också alla certifikat som någonsin ålagts en anställd i din organisation, en kopia av anställningsavtalet, ytterligare avtal, regler som hänför sig till arbetet för den anställde.
3
Sy filen i mappen mapp,numrera alla lakan i övre högra hörnet. Du behöver göra det med en enkel penna. Ovanifrån, sy en inventering, underteckna mappen, sätt alfabetisk kod på startbrevet av medarbetarens efternamn, och även på bindning av mappen med stora siffror året för uppsägning från ditt företag.
4
Redovisning för det år av uppsägning du kan spendera påen anställd eller flera, pensionerade om ett år. Om du är redo för flera anställda, välj sedan alla filer av personliga filer i en gemensam mapp och skriv under året för uppsägningen på bindningen. I en mapp kan du spara inte mer än 250 ark. Varje omfattande fall bildas inte bara av uppsägningsåret, utan även av efternamnens alfabet.
5
När du överför alla filer till arkivet, gör leveranseninventering. I den första kolumnen anger du fallens ordernummer i de andra indexen i alla fall för nomenklaturen. Den tredje kolumnen fylls i enligt rubriken på rubrikerna, den fjärde av datumen, den femte av antalet ark, den sjätte av lagringsvillkoren, den sjunde kolumnen du kan fylla i om det finns anteckningar eller tillägg.
Tips 2: Så skickar du in dokument till arkivet
Förberedelse och inlämning av ärenden i arkiv - En integrerad del av arbetsflödet. Deras registrering börjar i organisationen från det datum då dokumentationen inleds och slutar med överföringen till arkiv i slutet av kalenderåret eller hållbarheten. I vissa fall lagras ärenden längre än ett år. Dessa inkluderar till exempel dokument, om personalrekord.
instruktion
1
Att förfarandet för att ta upp ärenden i arkiv tog inte mycket tid, du borde följa reglerna för deras registrering under det aktuella arbetsflödet. Vid överföring av fall till arkiv För permanent eller tillfällig lagring är det nödvändigt att sy dokument, numrera arken, fyll i den slutliga inskriften, om det anges i arbetsinstruktionerna, och gör även en intern inventering.
2
Samtidigt, på titelsidan av arkiv fall ange namnet på den organisation eller ett företag index i enlighet med den nomenklatur för frågor, det finns datum för öppning och stängning av fallet samt hållbarhet.
3
Dokument som ska levereras i arkivär arkiverad i en separat mapp med en hårdtäcka. Om dokumentet har ett speciellt värde, är det vanligtvis inte sömt, men läggs i en fil eller ett kuvert och fästs på väskan. I slutet av det stygda och numrerade fallet är en checklista placerad, och i början - en intern inventering. I så fall bör tjockleken inte överskrida 40 mm och antalet ark får inte vara mer än 250.
4
På fall som lagras i arkive kontinuerligt, såväl som tillfälligt, men inte mindre än tio år, utarbetas en inventering för överföring av ärenden till arkiv. Samtidigt, dokument, som är relaterade till personalredovisning,en separat inventering sammanställs. Det innehåller namnen på fall, som alla har ett serienummer, samt en nomenklaturskod. Varulager är gjorda i duplikat, om fallen finns kvar arkive organisation. Om saker ska överföras till staten arkivDet ska finnas fyra kopior.
5
Fodral som ska lagras efter att de har slutförts under 10 år kan överlämnas till arkiv enligt ledning av organisationen. Behovet av leverans beror på arbetsbelastningen. arkiva, frekvens av tillgång till gamla dokument etc.
Tips 3: Så här gör du en personlig fil för arkivet
Personliga filer av alla pensionärer och pensionäreranställda måste skickas till arkiv för lagring (artikel nr 17 i federal lag nr 125-f3). Personalavdelningen är skyldig att förbereda mappar med handlingar och överföra dem till en behörig anställd. arkivet från hand till hand.
Du behöver
- - mappar;
- - mapp;
- en penna
- - inventering
- - Överför inventarier.
instruktion
1
Innan du skickar personliga filer till arkivet noggrantförbereda alla tillgängliga dokument som kvarstod i personalavdelningen efter uppsägning av anställda. Lagstiftningen fastställer vissa villkor inom vilka det är nödvändigt att ha tid att överföra personalens personliga filer för arkivförvaring. De ska inte överstiga 12 månader efter uppsägningen.
2
Lägg ut varje personlig fil i omvänd ordningkronologisk ordning. Om, under anställningsprocessen, den första sidan var ett uttalande skrivet av en anställd för tillträde till arbete, i arkivhandlingar skulle första sidan vara ett uttalande skrivet för uppsägning.
3
Alla ark, vikta i rätt ordning, hemmed med en mapp, nummer i ordning. Skapa en inventering på ett separat blad. Under sekvensnumret skriver du in alla de bifogade arken i den personliga filen.
4
Inventar bifogas ovanpå alla sidor.Om du registrerar en personlig fil för varje anställd individuellt, placera den i en kartongmapp, skriv den första bokstaven i anställdens namn och uppsägningsåret i stora blockbokstäver.
5
När du överför filer till arkivet är det tillåtet att lägga tillflera fall av pensionerade anställda i en mapp, men antalet ark i det ska inte överstiga 250. I en mapp vikar du fallen av pensionärer på ett år, vars efternamn börjar med samma brev. Denna utformning av personliga filer används oftast i stora företag, där ett stort personflöde går över ett år.
6
För alla förberedda fall, göröverföringslista, som har en enhetlig form. I kolumn nr 1 skriver du sekvensnumret för varje enskilt fall i kolumn nr 2, index för varje enskilt fall med nomenklaturen, nr 3 - namn på falltiteln, nr 4 - datum, nr 5 - antal ark som ska överföras för varje enskilt fall, nr 6 - retentionperioder, Nr 7 - tillägg eller anteckningar tillgängliga.
Tips 4: Hur man gör ett fodral
Enligt gällande lagstiftning i Ryska federationen, personligtsaken är inte för alla anställda. Detta krav är endast obligatoriskt när det gäller tjänstemän. Trots detta har många kommersiella organisationer också denna praxis, särskilt med hänsyn till de anställda som har ansvarsansvar.
instruktion
1
Personens personliga fil är en mapp medalla nödvändiga dokument (ansökan om ett jobb, profil eller personlig form av redovisningspersonal, meritförteckning eller CV, kopia av beslutet om sysselsättning, order för incitament och påföljder, etc.). Därför för dess framställning, ta bort alla kopior och ta de anställdas originalen.
2
Omslaget på den personliga filen måste vara upprättad avForm fastställd av GOST 17914-72. Det är sant att det för närvarande (särskilt i kommersiella organisationer) inte alltid observeras. Men för att undvika missförstånd och problem med övervakningsmyndigheterna är det nödvändigt att se till att omslaget i den personliga filen innehåller den nödvändiga minsta informationen.
3
I övre högra hörnet anger du ordinalenfallnummer (vanligen - personnummer). Det är under detta nummer att en personlig fil är registrerad i "Book" i personregisterregistret. " Den här boken bör innehålla följande uppgifter: Serienummer, efternamn, förnamn, patronymik hos den anställde, samt datum för registrering av ärendet och datum då saken togs ur registret.
4
I vissa organisationer fylls rutorna i det övre högra hörnet av omslaget tillägg till ordinarie (tidtabell) nummer: "Fond nr. ____" och "Inventarisnummer ____".
5
Skriv i mitten av omslagetOrganisationens namn. Till exempel, "Limited Liability Company" East ". Under det är det förkortade namnet på organisationen: "OOO Vostok", och ännu lägre - namnet på den strukturella enheten där arbetstagaren arbetar. Till exempel: "Supply Department". Dessa uppgifter anger: "Personligt filnummer ..." - i enlighet med servicenummeret som nämns i övre högra sidan. Omedelbart efter detta, skriv namn, förnamn och patronymik hos den anställde i nominativ fallet.
6
I nedre högra hörnet av omslaget till den personliga filen ska det finnas sådana poster: - "Startdatum" - "Slutdatum" - "På _____ ark" - "Spara _______".
Tips 5: Hur ansöker du om ett CV
Arbetsgivare vid val av kandidater för substitutionlediga platser föredrar att göra första valet på CV. Det här dokumentet representerar dig redan före intervjun, så CV ska utarbetas så att arbetsgivaren är övertygad om att dina affärskvaliteter, kunskaper och färdigheter överensstämmer med kraven på ett ledigt jobb.
instruktion
1
Innan du skriver ett CV, är det nödvändigt att bestämmadess tydliga struktur. Vackert och korrekt utformad text av något dokument uppfattas bättre och analyseras. Olika informationsblock ska beskriva deras specifika ämnen.
2
I början av CV bör personuppgifter läggas fram, inklusive fullständig information om namn, efternamn, patronym, sökandens ålder. Den aktuella kontaktinformationen bör också anges.
3
Titeln på den position som duansöker om, bör det preciseras omedelbart efter uttalandet. Det är nödvändigt att uppmärksamma hela slump av namnet på jobbet, vilket indikeras av arbetsgivaren, eftersom den felaktiga skriv kan lämna det felaktiga intrycket på ett CV.
4
Ytterligare information om dig själv som specialist,helt motsvarar denna ledighet. Ge information om dina kunskaper och färdigheter, samt de grundläggande färdigheter som är viktigast för att få ett jobb.
5
Information om utbildning är viktig. Det är vanligt att ange utbildningsinstitutioner och utbildningsform i omvänd ordning, från och med sista studieplatsen. Det fullständiga namnet på utbildningsinstitutionen, datum för antagning och slutförande, samt kvalifikationsbevis redovisas kortfattat.
6
Nästa punkt är att placera upplevelsenarbete. Personalchefen är som regel intresserad av information om de senaste jobben i en period av fem till tio år. I beskrivningen av erfarenheterna bör informationen anges konkret och kort och det är önskvärt att, utöver de uppgifter som utförts tidigare, ange dina prestationer.
7
Ytterligare information anges i huvudtextenEndast i händelse av att detaljerna i det framtida arbetet kräver detta. Sådan information kan innefatta: förekomst av körkort, kännedom om främmande språk, erfarenhet av dator- och kontorsutrustning och så vidare. Ytterligare information får också visa kort information om civilståndet, om aktiva hobbyer.
Tips 6: Hur man utför dokument för leverans till arkivet
Utförande av dokument för arkiveringutförs efter årets slut. Dokumenterna är sålunda förberedda för lagring i samband med de fastställda reglerna. Beroende på lagringsvillkoren samt dokumentets värde utarbetas ärenden helt eller genom ett förenklat system.
instruktion
1
Gör en nomenklatur av fall för dokumenttillfällig lagring (upp till 10 år inklusive). Kontrollera att dokumentationen är korrekt (om det inte finns några dokument med permanent hållbarhetstid). Erbjudanden lämnar på mapparna, de måste systematiseras i enlighet med nomenklaturen i fallen och numrering är det inte nödvändigt. I arkivet av ärendet överlämnas de i enlighet med fallets nomenklatur.
2
För långvarig lagring (över 10år) utförs: 1. Bindande ärenden (arkiverad i en hård mapp eller omslag med en stark tråd i fyra punkteringar eller kan sammanfogas) .2. Numrering av ark (den utförs av en svart grafitpenna i högra övre hörnet utan att röra texten i dokumentet) .3. Utarbeta en ordentlig inskription (ange hur många ark som är bundna, oavsett om det finns skador, tecken och datum) .4. Utarbeta en intern inventering av handlingar (för fall med särskilt värdefulla dokument, personliga, rättsliga och undersökande ärenden etc.). I slutet av inventeringen anger du antal dokument i fallet och antalet ark i inventeringen. Registrering av alla uppgifter om omslaget i ärendet (namn på institutionen, strukturell underavdelning, ärendeförteckning, fallets namn, period för lagring av ärendet.
3
På permanenta eller långsiktiga dokumentlagringsperiod, gör en inventering. Det ska innehålla ett enskilt fallnummer, och även avslöja dess innehåll och sammansättning i sagans titel. I inventeringen måste också anges hur länge saken lagras. Ange antal fall och nummer på första och sista fallet, tecken och datum. För enskilda fall utarbetas en separat inventering.
4
Överlämna de färdiga filerna till arkivet. En anställd i arkivet i din närvaro kommer att kontrollera antalet fall i nomenklaturen eller inventeringen, göra en verifierande inskription, markera antalet fall frånvarande, ange datum för godkännande och överföring av ärenden. Förteckningen skall förseglas med underskrifter av de personer som utfört godkännande och överföring av ärenden.
Tips 7: Hur man gör en personlig sak
Personlig verksamhet är en samlinghandlingar som innehåller information om arbetstagaren sedan undertecknandet av anställningsordningen till det datum då beslutet om uppsägning utfärdades. I vårt land är det endast obligatoriskt att göra personliga angelägenheter för offentliga tjänstemän. De flesta företag och organisationer föredrar dock att systematisera och ta hänsyn till uppgifter om anställda.
instruktion
1
Den personliga filen innehåller som regel följandeinformation om arbetstagaren: personblad på personaldokument, kopior av dokument på utbildning, kopia av beställningen och ansökningssökande, anställningsavtal, ändringar och tillägg, dokument om certifiering och avancerad utbildning samt andra dokument som krävs av personalavdelningen ( kopia av äktenskapsintyg, födelseattest, pass, militärt ID, etc.).
2
Den personliga filen för varje anställd utförs ien separat mapp med kartongskydd - en mapp. På det anges detaljerna: efternamn, namn, anställdens patronym, datum för öppnandet av ärendet. När arbetstagaren har avskedats är den personliga filen stängd. Dokument måste lämnas in till arkivet.
3
Stängda personliga filer är numrerade.intern inventering av handlingar i ärendet. Dokument i mappen samlas i kronologisk ordning - från det att arbetstagaren anländer till uppsägningsdatum. I samma ordning görs en intern inventering. Numreringen av inventeringslistorna är skild från numreringen av dokumenten i den personliga filen.
4
Personliga filer av anställda utfärdas endast.huvudet eller andra personer på huvudets ordning, såväl som arbetstagaren själv. Informationen som lagras i den personliga filen är konfidentiell och är därför inte föremål för upplysningar till främlingar. Det är förbjudet att göra ändringar i tidigare dokument i den personliga filen, samt att hämta dem.
5
Personalavdelningen håller bara filer nuarbetande anställda. Dokument av uppsagda arbetstagare överförs till arkivet. De hålls där i 75 år, och personuppgifterna till chefer, chefer och personer med utmärkelser och grader är obestämda.
Tips 8: Vad är ansvaret för personalavdelningsinspektören
Personalinspektör (HR Managerkontorsarbete) hänvisar till personalen service specialister. Han har ett ansvarsfullt arbete med dokument, vilket kräver praktiska kunskaper och oklanderlig kunskap om arbetslagstiftningen. Under de senaste årtiondena har en tydlig åtskillnad gjorts mellan personalavdelningsinspektörens och andra personaltjänstspecialists funktioner.
Huvudansvaret för personalavdelningsinspektören ärarbeta med dokument. Det fanns en tid då han var inblandad i dokumentflöde, kontorsarbete, intervjuad upptagning, agerat som arbetsskyddsmyndighet, beslutade förvaltningsfrågor med avdelningschefer på företaget. , mänskliga resursinspektörens rättigheter och ansvar. Ett grundläggande tillvägagångssätt för pappersarbete och kontroll av deras korrekthet är det som skiljer erfarenheten professionell personalrekrytering.
